Firmenumzug in Ulm planen: Checkliste Schritt für Schritt

Ein Firmenumzug ist mehr als Kisten und Möbel. Verträge, Technik, Mitarbeiter, Kunden und Behörden müssen zur richtigen Zeit Bescheid wissen. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben nach dem Zeitpunkt – vom Mietvertrag bis zum ersten Arbeitstag am neuen Standort.

Sie ist für Büros, Arztpraxen, Kanzleien und kleine Betriebe in Ulm, Neu-Ulm und Umgebung gedacht. Nehmen Sie, was zu Ihrem Betrieb passt.

6 Monate vorher: Mietvertrag und Planung

Am Anfang stehen der Mietvertrag und die Frage, wer den Umzug in Ihrem Betrieb steuert.

• Kündigungsfrist im gewerblichen Mietvertrag prüfen. Gewerbemietverträge laufen oft fest über mehrere Jahre oder haben längere Fristen als Wohnungsmietverträge.
• Rückgabe der alten Räume klären: Rückbau von Einbauten, Renovierung, Übergabetermin.
• Eine verantwortliche Person für den Umzug bestimmen – mit Vertretung.
• Inventar aufnehmen: Arbeitsplätze, Schränke, Regale, Technik, Archiv. Was kommt mit, was wird verkauft oder entsorgt?
• Flächenplan für die neuen Räume zeichnen: Wer sitzt wo? Wo stehen Drucker, Server und Archiv? Wo liegen Steckdosen und Netzwerkanschlüsse?
• Einen ruhigen Zeitraum für den Umzug wählen, zum Beispiel außerhalb Ihrer Hauptsaison.

3 Monate vorher: Technik, Team und Umzugsunternehmen

• IT-Dienstleister einbinden: Server, Netzwerk, WLAN und Arbeitsplätze am neuen Standort planen.
• Internet und Telefon für die neue Adresse beauftragen. Geschäftsanschlüsse brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf – fragen Sie früh nach dem Schalttermin.
• Mitarbeiter informieren: Termin, neuer Arbeitsweg, Parkplätze und Ablauf am Umzugstag. Klären Sie, wer seinen Arbeitsplatz selbst packt.
• Umzugsunternehmen anfragen. Eine Besichtigung vor Ort oder ein Videocall zeigt, was wirklich bewegt werden muss.
• Möbelmontage einplanen: Welche Schreibtische, Schränke und Regale werden ab- und wieder aufgebaut?
• Hausverwaltung am alten und am neuen Standort fragen: Aufzug reservieren, Zufahrt, Ladezone, Schutz für Böden und Türen.

4 Wochen vorher: Kunden, Lieferanten und Halteverbot

• Kunden, Patienten oder Mandanten informieren: neue Adresse, Umzugstermin und mögliche Schließtage. Am besten auf der Website, in der E-Mail-Signatur und per Aushang.
• Lieferanten und Dienstleister über die neue Lieferadresse informieren – auch Reinigung, Wartung und Entsorgung.
• Halteverbotszone beantragen, wo der Umzugswagen stehen soll. Zuständig ist die Stadt Ulm bzw. Neu-Ulm. Planen Sie mindestens zwei Wochen Vorlauf ein.
• Nachsendeauftrag für die Firmenpost einrichten.
• Briefpapier, Visitenkarten, Stempel und Schilder mit der neuen Adresse bestellen.
• Ausmisten: Alte Möbel und Geräte, die nicht mitkommen, rechtzeitig verkaufen oder entsorgen.

Wie Sie die Halteverbotszone beantragen, lesen Sie im Ratgeber Halteverbotszone in Ulm und Neu-Ulm. Auf Wunsch kümmern wir uns darum. Möbel, die nicht mitkommen, räumen wir ebenfalls auf Wunsch aus – siehe Entrümpelung Ulm.

1 Woche vorher: Packen und Beschriften

• Jeder Arbeitsplatz bekommt eine Nummer aus dem Flächenplan. Kartons, Möbel und Geräte tragen dieselbe Nummer und den Raum.
• Schreibtische leeren. Persönliche Dinge nimmt jeder selbst mit.
• Akten in der Reihenfolge Ihres Ablagesystems packen und die Kartons nummerieren.
• Eine vollständige Datensicherung machen, bevor Server und PCs abgebaut werden.
• Schlüssel, Transponder und Zugangsdaten für die neuen Räume bereitlegen.
• Kühlschrank und Teeküche leeren.

Der Umzugstag

• Eine Ansprechperson am alten und eine am neuen Standort, die Fragen sofort klären kann.
• Den Flächenplan an den Türen der neuen Räume aushängen. So kommt jeder Karton gleich an den richtigen Platz.
• Server und Technik zuletzt abbauen und am neuen Standort zuerst anschließen lassen. So sind Sie schnell wieder erreichbar.
• Das Telefon umleiten, bis der neue Anschluss läuft.
• Die leeren alten Räume mit Fotos dokumentieren.

Nach dem Umzug: Adressen ändern und übergeben

• Gewerbeamt: Bleiben Sie in derselben Stadt, melden Sie das Gewerbe um. Ziehen Sie zum Beispiel von Ulm nach Neu-Ulm, melden Sie es in Ulm ab und in Neu-Ulm an.
• Handelsregister: Ist Ihre Firma eingetragen, muss die neue Geschäftsanschrift angemeldet werden. Das läuft über einen Notar.
• Freie Berufe: Ärztinnen, Anwälte oder Steuerberater melden die neue Anschrift ihrer Kammer und dem Finanzamt.
• Weitere Stellen: Finanzamt, Banken, Versicherungen und Berufsgenossenschaft informieren.
• Online: Impressum, Website, Google-Unternehmensprofil, Branchenverzeichnisse und Rechnungsvorlagen anpassen.
• Übergabe: Die alten Räume nach Vertrag übergeben – mit Übergabeprotokoll und Zählerständen.
• Funktionstest: Telefon, Internet, Drucker, Kartenterminal und Alarmanlage prüfen.

Akten und Datenschutz

Kundenakten, Personalunterlagen und Patientendaten dürfen auch beim Umzug nicht in fremde Hände geraten.

• Vertrauliche Akten in verschlossenen Schränken oder Behältern transportieren lassen.
• Das Archiv vor dem Umzug sichten: Was muss weiter aufbewahrt werden? Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
• Unterlagen, deren Frist abgelaufen ist, gehören in eine datenschutzgerechte Aktenvernichtung, nicht ins Altpapier. Fachbetriebe vernichten nach der Norm DIN 66399 und stellen ein Protokoll aus.
• Festplatten alter Geräte vor der Entsorgung sicher löschen oder vernichten lassen.

Wir transportieren Ihre Akten verschlossen und diskret. Die Vernichtung selbst übernimmt ein darauf spezialisierter Fachbetrieb.

Praxisumzug und Kanzleiumzug: was zusätzlich zählt

• Sprechzeiten und Fristen: Legen Sie den Umzug in eine ruhige Zeit und nennen Sie Schließtage früh.
• Medizinische Geräte: Behandlungs-, Labor- oder Röntgengeräte bauen in der Regel der Hersteller oder ein Fachbetrieb ab und an. Fragen Sie früh nach Terminen. Für manche Geräte sind am neuen Standort Prüfungen oder Meldungen nötig.
• Kassenarztsitz: Ärztinnen und Ärzte mit Kassenzulassung klären die Verlegung des Praxissitzes rechtzeitig vorher mit der Kassenärztlichen Vereinigung.
• Kanzlei: Gerichte, Behörden und Mandanten mit laufenden Verfahren über die neue Anschrift informieren.
• Anfahrt beschreiben: Parkplätze, Bus und Straßenbahn, Aufzug und Eingang – das hilft gerade älteren Patienten und Mandanten.

Umzug außerhalb der Geschäftszeiten

Damit Ihr Betrieb möglichst wenig stillsteht, ziehen wir nach Absprache auch abends, am Wochenende oder in Etappen um.

Bei Etappen kommt zuerst, was nicht täglich gebraucht wird: Archiv, Lager, Besprechungsräume. Die Arbeitsplätze folgen zum Schluss. Klären Sie früh mit der Hausverwaltung, ob Arbeiten zu diesen Zeiten im Gebäude erlaubt sind.

Möbelmontage am neuen Standort

Schreibtische, Schränke und Regale bauen wir am alten Standort ab und am neuen nach Ihrem Flächenplan wieder auf. Mehr dazu auf der Seite Möbelmontage in Ulm.

Was kostet ein Firmenumzug?

Das hängt von vielen Dingen ab: Zahl der Arbeitsplätze, Menge der Akten, Technik, Wege im Gebäude und Termin. Deshalb gibt es für Firmenumzüge keine Paketpreise. Sie erhalten einen Kostenvoranschlag nach kostenloser Besichtigung oder Videocall.

Für private Umzüge in Ulm und Umgebung gibt es feste Paketpreise: Umzugspakete & Preise.

Sie möchten Ihren Firmenumzug nicht allein planen? Wir besprechen den Ablauf gern mit Ihnen – am Telefon, per WhatsApp oder vor Ort. Mehr zur Leistung: Firmenumzug in Ulm.

0179 164 61 53